Policy avseende integritet och marknadsföring

1. Allmänt

1.1 Denna policy avseende integritet och marknadsföring (”Integritetspolicy”) beskriver hur Runö Möten & Events, org. nr 812000-5569, NÄSVÄGEN 100, 184 44 Åkersberga, e-mail: info@runo.se, (”Runö Möten & Events”, ”vi”) samlar in, använder och behandlar dina personuppgifter.

1.2 Integritetspolicyn gäller Runö Möten & Events behandling av personuppgifter som samlas in vid användning av vår webbplats.

1.3 Du ska alltid känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi vill med denna Integritetspolicy visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning (GDPR).

2. Personuppgiftsansvarig

2.1 Runö Möten & Events är personuppgiftsansvarig för vår behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

2.2 Personuppgiftsbiträde
Webbplatsen är producerad av webbyrån Tankbar (www.tankbar.com) som hostar webbplatsen på sina servrar i Sverige. Personuppgiftsbiträdet äger ej rätt att behandla personuppgifter annat än för att säkerställa tjänsten som Personuppgiftsansvarige anlitat dem till.

2.3 Personuppgiftsunderbiträde

• Spectra (Channel Manager) – Bokningar via Bookning.com (http://spectra-systems.com/se/)
• Spectra via BookVisit – Bokningar via Svenska Möten (https://www.booking.com/content/terms.sv.html)
• Microsoft Outlook – E-post & Bokningsförfrågan via webb
• GetAccept – Offerter och signering av bokningar via webb (https://www.getaccept.com/dpa)
• Paloma / Microsoft Outlook – Nyhetsbrev, inbjudan till evenemang (https://www.paloma.se/avtalsvillkor/)

3. När behandlar vi dina personuppgifter?

3.1 För att du ska kunna besöka vår webbplats måste vi samla in och behandla personuppgifter om dig.

3.2 Runö Möten & Events samlar in och behandlar personuppgifter om dig när du använder dig av kontaktformulären på vår webbplats.

3.3 När du fyller i att du vill prenumerera på vårt nyhetsbrev så behandlar vi dina personuppgifter.

3.4 Skickar du en förfrågan till oss behandlar vi dina personuppgifter.

4. Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

4.1 För dig som besöker vår webbplats
De personuppgifter Runö Möten & Events samlar in och behandlar om dig i egenskap av besökare av vår webbplats är:

• IP-adress och information om din användning av Runö Möten & Events webbplats.

4.2 För dig som fyller i kontaktformulär
De personuppgifter Runö Möten & Events samlar in och behandlar om dig som använder kontaktformulären på vår webbplats är:

• Namn
• Företag
• Telefon
• E-post
• Meddelande

4.3 För dig som fyller i formulär ’Boka’ förfrågan
De personuppgifter Runö Möten & Events samlar in och behandlar om dig som använder kontaktformulären på vår webbplats är:

• Företag
• Förnamn
• Efternamn
• Telefonnummer
• E-post
• Adress
• Ankomstdatum
• Avresedatum
• Antal personer
• Antal logirum
• Vad är viktigt med lokalen?
• Möblering
• Antal lokaler
• Syftet med mötet
• Meddelande

4.4 För dig som fyller i formulär ’Nyhetsbrev’
De personuppgifter Runö Möten & Events samlar in och behandlar om dig som använder kontaktformulären på vår webbplats är:

• Förnamn
• Efternamn
• E-post

4.5 För dig som fyller i kontaktformulär för ‘Anmälningar till event’
De personuppgifter Runö Möten & Events samlar in och behandlar om dig när du skickar oss en förfrågan är:

• Förnamn
• Efternamn
• Telefonnummer
• Adress
• E-post
• Övrig information som anses relevant för aktuellt event

4.6 För dig som kontaktar oss via telefon och e-post
De personuppgifter Runö Möten & Events samlar in och behandlar om dig när du kontaktar oss med en förfrågan eller detaljplanerar en reservation hos oss är:

• Förnamn
• Efternamn
• Telefonnummer
• Adress
• E-post
• Övrig information som anses relevant för aktuellt tillfälle

4.7 Personuppgifter som hämtats från andra källor med bakgrund till din yrkesroll
De personuppgifter Runö Möten & Events samlar in och behandlar är:

• Förnamn
• Efternamn
• Jobbtitel
• Telefonnummer
• Adress
• E-post

4.8 För dig som är leverantör eller på annat sätt samarbetar med oss
De personuppgifter Runö Möten & Events samlar in och behandlar om dig är:

• Den information som krävs för att fullgöra avtal och åtaganden, inklusive ekonomiska förehavanden mellan parterna såsom betalning av fakturor och bokföring. Uppgifter som erfordras för att ingå samarbete behandlas för att ge service och uppfylla avtal.

4.9 För dig som skickar in en arbetsansökan (spontanansökan eller för en specifik position)
De personuppgifter Runö Möten & Events samlar in och behandlar om dig när du söker arbete är de uppgifter du delger oss i din ansökan. Såsom:

• Rekryteringsuppgifter som t.ex. CV, personligt brev
• Information om vilken position du sökt
• Betyg, intyg, tidigare arbetslivserfarenhet, utbildning eller annan information som du frivilligt tillhandahåller oss i din arbetsansökan
• Detta omfattar även, om tillämpligt, referens- och bakgrundskontroller inom ramen för vår rekryteringsprocess.

4.10 För dig som använder vår externa rapporteringskanal för Visselblåsarärenden och väljer att inte vara anonym
De personuppgifter som Runö Möten & Events behandlar är de som endast är nödvändiga för visselblåsarärendet. Vi avråder visselblåsaren från att ange icke nödvändiga personuppgifter om sig själv och andra i visselblåsarsystemet. Särskilda kategorier av personuppgifter kan förekomma om så nödvändigt med tanke på ärendets karaktär.

5. Varför behandlar vi uppgifter om dig?

5.1 För dig som besöker vår webbplats
Runö Möten & Events behandlar dina personuppgifter för olika ändamål. För dig som besöker vår webbplats behandlar vi dina personuppgifter i syfte att:

• Få en bild av hur du som besökare använder webbplatsen.

5.2 För dig som fyller i kontaktformulär
Runö Möten & Events behandlar personuppgifter för dig som fyller i kontaktformulär i syfte att:

• Fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som kund, såsom tillhandahållande av support.
• Möjliggöra allmän kundvård och kundservice, som för att besvara frågor och rätta felaktiga uppgifter.
• Lämna information och rikta marknadsföring, per post, e-post, SMS/MMS samt telefon avseende Runö Möten & Events varor och tjänster.
• Hantera kundförhållandet och tillhandahålla våra tjänster.
• Följa tillämplig lagstiftning, till exempel bokföringslagar.

5.3 För dig som skickar en bokningsförfrågan till oss via vår webbplats
Runö Möten & Events behandlar personuppgifter för dig som skickar en förfrågan till oss i syfte att:

• Fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som kund, såsom tillhandahållande av support.
• Möjliggöra allmän kundvård och kundservice, som för att besvara frågor och rätta felaktiga uppgifter.
• Lämna information och rikta marknadsföring, per post, e-post, SMS/MMS samt telefon avseende Runö Möten & Events varor och tjänster.
• Hantera kundförhållandet och tillhandahålla våra tjänster.
• Följa tillämplig lagstiftning, till exempel bokföringslagar.

5.4 För dig som vill prenumerera på vårt nyhetsbrev
Vi behandlar dig som fyller i din e-postadress på vår webbplats personuppgifter i syfte att:

• Fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som kund.
• Lämna information och rikta marknadsföring per e-post.
• Hantera kundförhållandet och tillhandahålla våra tjänster.
• Möjliggöra personliga inbjudningar via e-post.
• Följa tillämplig lagstiftning, till exempel bokföringslagar.

5.5 För dig som fyller i kontaktformulär för ‘Anmälningar till event’
Runö Möten & Events behandlar personuppgifter för dig som skickar en förfrågan till oss i syfte att:

• Fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som kund, såsom tillhandahållande av support.
• Möjliggöra allmän kundvård och kundservice, som för att besvara frågor och rätta felaktiga uppgifter.
• Lämna information och rikta marknadsföring, per post, e-post, SMS/MMS samt telefon avseende Runö Möten & Events varor och tjänster.
• Hantera kundförhållandet och tillhandahålla våra tjänster.
• Följa tillämplig lagstiftning, till exempel bokföringslagar.

5.6 För dig som kontaktar oss via telefon och e-post
Runö Möten & Events behandlar personuppgifter för dig som kontaktar oss via telefon och e-post i syfte att:

• Fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som kund, såsom tillhandahållande av support.
• Möjliggöra allmän kundvård och kundservice, som för att besvara frågor och rätta felaktiga uppgifter.
• Lämna information och rikta marknadsföring, per post, e-post, SMS/MMS samt telefon avseende Runö Möten & Events varor och tjänster.
• Hantera kundförhållandet och tillhandahålla våra tjänster.
• Följa tillämplig lagstiftning, till exempel bokföringslagar.

5.7 För dig vars uppgifter vi hämtat från andra källor med bakgrund till din yrkesroll

• Lämna information och rikta marknadsföring, per post, e-post, SMS/MMS samt telefon avseende Runö Möten & Events varor och tjänster.

5.8 För dig som är leverantör eller på annat sätt samarbetar med oss
Runö Möten & Events behandlar personuppgifter för dig som är leverantör till oss i syfte att:

• Fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som samarbetspartner, såsom tillhandahållande av support.
• Möjliggöra allmän kundvård och kundservice, som för att besvara frågor och rätta felaktiga uppgifter.
• Hantera kundförhållandet och tillhandahålla våra tjänster.
• Följa tillämplig lagstiftning, till exempel bokföringslagar.

• Fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som samarbetspartner, såsom tillhandahållande av support.
• Möjliggöra allmän kundvård och kundservice, som för att besvara frågor och rätta felaktiga uppgifter.
• Hantera kundförhållandet och tillhandahålla våra tjänster.
• Följa tillämplig lagstiftning, till exempel bokföringslagar.

5.9 För dig som skickar in en arbetsansökan (spontanansökan eller för en specifik position)
Runö Möten & Events behandlar personuppgifter för dig som skickar en förfrågan till oss i syfte att:

5.10 För dig som använder vår externa rapporteringskanal för Visselblåsarärenden och väljer att inte vara anonym
Runö Möten & Events behandlar personuppgifter i syfte att:

• Tillhandahålla en extern rapporteringskanal och utredning av visselblåsarärenden enligt lag om visselblåsning. Behandlingen är nödvändig för att följa tvingande lag, EU-direktiv 2019/1937 för skydd av visselblåsare, samt Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden.

6. De lagliga grunderna för vår behandling av dina personuppgifter

6.1 Runö Möten & Events baserar behandlingen av dina personuppgifter på ett antal lagliga grunder. Dessa beskrivs i det här avsnittet.

6.2 Vi behandlar bland annat dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet med dig som kund, så som för att kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig som kund. Med stöd av denna lagliga grund behandlar vi uppgifter om dig som kund, ditt beteende på vår webbplats, din interaktion med Runö Möten & Events samt ditt intresse av våra tjänster.

6.3 En del av den behandling av personuppgifter som vi utför baserar sig på en så kallad intresseavvägning. Detta gäller exempelvis den behandling vi utför för att kunna skicka e-post till dig om våra tjänster samt för att göra en begränsad segmentering av kunder, t.ex. baserat på statistik från e-postutskick. Runö Möten & Events behandlar inte känsliga personuppgifter med stöd av en intresseavvägning och utför ingen behandling som utgör profilering med stöd av en intresseavvägning.

6.4 I vissa fall kan Runö Möten & Events ha en rättslig förpliktelse att behandla dina personuppgifter. Detta gäller till exempel för den behandling av personuppgifter som vi utför för att kunna uppfylla bokföringslagens krav eller andra tvingande lagkrav såsom EU-direktiv 2019/1937 för skydd av visselblåsare, samt Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden.

7. Sammanställning av vår personuppgiftsbehandling

Ändamål	Rättslig grund	Kategorier av personuppgifter	Lagringstid
För att du ska kunna besöka vår webbplats.	Fullgöra våra åtaganden gentemot dig som kund	IP-adress och information om din användning av Runö Möten & Events webbplats	Så länge det behövs för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för.
För att du ska kunna fylla i kontaktformulären på vår webbplats och för att du ska kunna skicka en förfrågan till oss.	Fullgöra våra åtaganden gentemot dig som kund.	Förnamn Efternamn Telefon E-post Meddelande	Så länge det behövs för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för.
För att du ska kunna skicka en ‘Boka’ förfrågan till oss.	Fullgöra våra åtaganden gentemot dig som kund.	Företag Förnamn Efternamn Telefonnummer E-post Adress Ankomstdatum Avresedatum Antal personer Antal logirum Vad är viktigt med lokalen? Möblering Antal lokaler Syftet med mötet Meddelande	Så länge det behövs för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för.
För att du ska kunna prenumerera på nyhetsbrev.	Fullgöra våra åtaganden gentemot dig som kund.	Förnamn Efternamn E-post	Så länge det behövs för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för.
För dig som fyller i kontaktformulär för ‘Anmälningar till event’.	Fullgöra våra åtaganden gentemot dig som kund.	Förnamn Efternamn Telefonnummer Adress E-post Övrig information som anses relevant för aktuellt event	Så länge det behövs för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för.
För dig som kontaktar oss via telefon och e-post.	Fullgöra våra åtaganden gentemot dig som kund.	Förnamn Efternamn Telefonnummer Adress E-post Övrig information som anses relevant för aktuellt tillfälle	Så länge det behövs för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för.
Personuppgifter som hämtats från andra källor med bakgrund till din yrkesroll.	Fullgöra våra åtaganden gentemot dig som kund.	Förnamn Efternamn Jobbtitel Telefonnummer Adress E-post	Så länge det behövs för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för.
För dig som är leverantör eller på annat sätt samarbetar med oss.	Fullgöra våra åtaganden gentemot dig som är leverantör eller samarbetspartner.	Den information som krävs för att fullgöra avtal och åtaganden, inklusive ekonomiska förehavanden mellan parterna såsom betalning av fakturor och bokföring. Uppgifter som erfordras för att ingå samarbete behandlas för att ge service och uppfylla avtal.	Så länge det behövs för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för.
För dig som skickar in en arbetsansökan (spontanansökan eller för en specifik position).	Fullgöra våra åtaganden gentemot dig som kund.	Rekryteringsuppgifter som t.ex. CV, personligt brevInformation om vilken position du söktBetyg, intyg, tidigare arbetslivserfarenhet, utbildning eller annan information som du frivillig tillhandahåller oss i din arbetsansökanDetta omfattar även, om tillämpligt, referens- och bakgrundskontroller inom ramen för vår rekryteringsprocess.	Om du erbjuds och accepterar anställning kommer en del av de personuppgifter som vi samlat in om dig under rekryteringsprocessen bli en del av ditt anställningskontrakt.Din ansökan sparas alltid under hela rekryteringsprocessen. Om du inte erbjuds ett jobb hos oss kan vi spara den information som vi samlat in i rekryteringsprocessen i upp till 24 månader efter att rekryteringsprocessen avslutats.
För att du ska kunna rapporterar missförhållanden via vår externa kanal för visselblåsarärenden.	Rättslig förpliktelse.	Personuppgifter nödvändiga för visselblåsarärendet.	Eventuella personuppgifter lagras i två år efter visselblåsarärendet avslutats och/eller så länge som det är nödvändigt med anledning av annan lagstiftning, domstolsutslag eller myndighetsbeslut.

8. Profilering

8.1 Runö Möten & Events kan behandla dina personuppgifter genom profilering om du är kund. Om du är kund analyseras information om hur du använder vår webb, vilka av våra nyhetsbrev du interagerat med för att tillhandahålla dig utskick som vi tror passar dig.

8.2 Du kan närsomhelst invända mot behandling av personuppgifter genom profilering. Detta gör du genom att ringa oss eller genom att kontakta info@runo.se. När Runö Möten & Events har mottagit din anmälan kommer vi att upphöra med att behandla dina personuppgifter för detta ändamål.

9. Hur länge sparar vi uppgifter om dig?

9.1 Dina personuppgifter sparas endast så länge som det finns ett behov av att spara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna Integritetspolicy. Runö Möten & Events kan komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att följa lagkrav eller för att bevaka Runö Möten & Events rättsliga intressen, t.ex. om det pågår en juridisk process.

9.2 Runö Möten & Events sparar uppgifter om kunder i högst 24 månader efter det att kunden senast integrerat med Runö Möten & Events.

10. Vem lämnar vi ut personuppgifter till?

10.1 Vi kommer inte att sälja eller dela med oss av dina personuppgifter till tredje part om vi inte har ditt tillstånd till det.

11. Ändring av integritetspolicy

11.1 Runö Möten & Events har rätt att när som helst ändra Integritetspolicyn. Runö Möten & Events kommer att med rimlig varsel underrätta dig vid ändringar av Integritetspolicyn.

12. Skyddet av dina personuppgifter

12.1 Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Runö Möten & Events har därför vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Exempelvis sparas alla uppgifter om kunder samt Kontoinnehavare i en databas som är skyddad genom behörighetsstyrning och brandvägg.

13. Dina rättigheter

13.1 Runö Möten & Events ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.

13.2 Runö Möten & Events kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

13.3 Du har rätt att begära

1. Tillgång till dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära ett registerutdrag över den behandling som vi genomför avseende dina personuppgifter. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Du har rätt att en gång per kalenderår, genom en skriftligt undertecknad ansökan, kostnadsfritt erhålla ett registerutdrag om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. Du har även rätt att i registerutdraget få information om var uppgifterna har hämtats ifrån om personuppgifterna inte har samlats in från dig, förekomsten av automatiserat beslutsfattande (inklusive profilering) samt den förutsedda period under vilken uppgifterna kommer att lagras eller kriterierna som används för att fastställa denna period. Du har vidare rätt att i registerutdraget få information om dina övriga rättigheter som anges i denna punkt.
2. Rättelse av dina personuppgifter. Vi kommer på din begäran att så snabbt som möjligt rätta de felaktiga eller ofullständiga uppgifter vi behandlar om dig.
3. Radering av dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära att dina personuppgifter tas bort om de inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för. Det kan dock finnas lagkrav på att vi inte omedelbart får radera dina personuppgifter i exempelvis bokförings- och skattelagstiftning. Vi kommer då att avsluta den behandling som görs för andra ändamål än att följa lagstiftningen.
4. Begränsning av behandling. Det innebär att dina personuppgifter markeras så att de endast får behandlas för vissa avgränsade ändamål. Du kan bland annat begära begränsning när du anser att dina uppgifter är felaktiga och du har begärt rättelse enligt punkt 12.3 b). Under tiden uppgifternas korrekthet utreds kommer behandlingen av dem att begränsas.

13.4 Runö Möten & Events kommer att underrätta varje mottagare till vilken personuppgifterna har lämnats ut enligt punkten 10 ovan om eventuella rättelser eller radering av uppgifter samt begränsning av behandling av uppgifter.

13.5 Du har rätt att invända mot personuppgiftsbehandling som utförs med stöd av en intresseavvägning. Om du invänder mot sådan behandling kommer vi enbart att fortsätta behandlingen om det finns berättigade skäl till behandlingen som väger tyngre än dina intressen.

13.6 Om du inte vill att vi behandlar dina personuppgifter för direkt marknadsföring har du alltid rätt att invända mot sådan behandling genom att skicka ett mail till info@runo.se. När har vi mottagit din invändning kommer vi att upphöra med att behandla personuppgifterna för sådant marknadsföringsändamål.

13.7 Du har rätt att inge eventuella klagomål angående behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

14. Cookies

14.1 På denna webbplats används cookies. Cookies är små textfiler som lagras på din dator och används för att följa vad du gör på webbplatsen. Det finns två typer av cookies; permanenta cookies och session cookies.

14.1.1 Permanenta cookies
En permanent cookie ligger kvar på besökarens dator under en bestämd tid. På denna webbplats används dessa för att förbättra webbplatsen genom att få statistik hur en besökare använder webbplatsen, till exempel vilka artiklar som läses mest och hur användare rör sig i navigeringen.

14.1.2 Session cookies
En session cookie lagras tillfälligt i datorns minne under tiden en besökare är inne på en webbsida. Session cookies försvinner när du stänger din webbläsare. På denna webbplats används session cookies för att hantera information som du lämnar när du använder denna webbplats tjänster.

14.2 Om du inte accepterar att cookies används kan du stänga av cookies i din webbläsares säkerhetsinställningar. Du kan även ställa in webbläsaren så att du får en fråga varje gång webbplatsen försöker placera en cookie på din dator. Genom webbläsaren kan också tidigare lagrade cookies raderas, se webbläsarens hjälpsidor för mer information.

14.3 Post- och telestyrelsen är tillsynsmyndighet på området, läs gärna mer om cookies på deras webbplats.

15. Analysverktyg för webbstatistik

15.1 Denna webbplats använder Google Analytics som ett hjälpmedel för att få en bild av hur besökare använder webbplatsen. Analysverktyget använder cookies och informationen som genereras av dessa genom din användning av webbplatsen (inklusive din IP-adress) kommer att vidarebefordras till och lagras av Google på servrar i USA. Denna information används i syfte att utvärdera besöksstatistik, exempelvis för att förbättra innehåll, navigation och struktur. Google kan också överföra denna information till tredje parter om det krävs enligt lag eller i de fall en tredje part behandlar informationen för Googles räkning. Google kommer inte att koppla samman IP-adresser med andra data som Google innehar.

Google Analytics använder tre cookies:

”_ga” används för att urskilja användare och går ut efter 2 år.

”_gid” används för att urskilja användare och går ut efter 24 timmar.

”_gat” används för att koppla ihop webbsidan med vårt konto på Google Analytics och går ut efter 90 dagar.

15.2 Om du inte vill att dina besök på denna webbplats ska visas i statistiken i Google Analytics finns det ett tillägg som du kan installera i din webbläsare. Tillägget hämtar du på Googles webbplats. Du kan också neka användningen av cookies (se ovan) genom att välja vissa inställningar i webbläsaren.

16. Produktion

16.1 Webbplatsen är producerad av webbyrån Tankbar (www.tankbar.com)

17. Kontaktinformation

17.1 Tveka inte att kontakta oss om du har några frågor om denna Integritetspolicy, behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill begära ett registerutdrag. Kontaktuppgift; dataskyddsombud@runo.se.